Владельцы малого и среднего бизнеса часто ощущают нехватку времени на стратегическое развитие компании. Ежедневные задачи отнимают все рабочее время. Проблема усугубляется страхом делегирования. В этой статье разберем, как делегирование помогает бизнесу и как научиться делегировать.
Что такое делегирование и зачем оно бизнесу
Делегировать — это передавать часть задач и знаний другим с целью эффективного управления компанией.
В малом бизнесе владельцы часто берут на себя несколько ролей: они и маркетологи, и бухгалтеры, и техподдержка. Если так продолжается долго, бизнес перестает развиваться. Руководитель тратит время на задачи, которые не двигают компанию вперед. Делегирование как раз позволяет выйти из этого замкнутого круга. Оно избавляет от рутинной работы и позволяет сосредоточиться на более важных делах: развитии стратегии, масштабировании или создании новых продуктов.
Делегировать можно человеку или технологиям — зависит от задач, которые нужно передать. Главное преимущество — работа находится под контролем, а вы больше не тратите время на то, что может сделать другой.
Вот что делегирование дает бизнесу:
- Больше времени на важное. Руководитель не тратит все время на текущие задачи. У него появляется ресурс для важного — стратегии, команды, роста.
- Повышение качества. Специалист, который занимается только своей задачей, сделает ее лучше, чем человек, который пытается успеть все.
- Устойчивость. Бизнес будет работать, даже если вы на отдыхе или заболели.
- Рост. Делегирование освобождает время для масштабирования. Если бизнес-процессы налажены в одной точке, их будет проще повторить в другой.
Например, владелец кофейни автоматизировал контроль за работой на точке с помощью облачного видеонаблюдения. Система помогла удаленно следить за бизнесом в реальном времени, сделать работу сотрудников прозрачной, быстро разрешать споры благодаря записи видео и звука. А с функцией облачной видеоаналитики система сразу присылает пуш-уведомления, если зафиксировала подозрительную активность. Теперь предприниматель может спокойно масштабировать сеть, ведь контроль уже выстроен.
Контролируйте свой бизнес удаленно с ноутбука или смартфона из любой точки мира
Как понять, что пора делегировать
Предприниматели не всегда замечают, что работают в режиме перегрузки. Проверьте, есть ли эти признаки в вашей работе:
- часто заняты мелкими задачами, которые повторяются изо дня в день,
- контролируете всё вручную: звонки, смены, логистику,
- сложно передать задачу — «проще сделать самому»,
- не можете взять выходной без ощущения вины или страха.
Если хотя бы два пункта совпали — время начать делегировать.
Мифы о делегировании
Первый шаг на пути к делегированию — избавиться от вредных установок, которые мешают передавать задачи.
- «Я сам всё сделаю быстрее»
Один раз — да. Но если вы делаете это каждый день — теряете десятки часов в месяц. Представьте, сколько времени и усилий получится сохранить, если сейчас объяснить задачу сотруднику. В будущем это окупится для вас и поможет в развитии сотруднику. - «Я не доверяю другим»
Недоверие тормозит развитие бизнеса. Если вы хотите масштабировать компанию, то нужно избавиться от этого страха. В одиночку развивать компанию и увеличивать прибыль не получится. - «Я потеряю контроль»
Делегирование в разы увеличивает контроль за работой бизнеса. Вам не нужно работать над каждой задачей и держать в голове одновременно десятки бизнес-процессов. Когда вы делегируете, вы управляете результатом и видите полную картину. - «Делегировать дорого»
Ошибочно думать, что передать задачу — значит нанять человека в штат. Сегодня рутину берут на себя цифровые помощники: CRM, облачные технологии, видеоаналитика. Внедрение цифровых решений экономит деньги, автоматизирует работу бизнеса и повышает ее эффективность.
Например, в частной стоматологии звонки пациентам для подтверждения визита отнимали до 30% рабочего времени администратора. Тогда руководитель решил делегировать эту задачу облачной АТС и подключил функцию автоинформирования. Теперь облачная АТС экономит время сотрудников, автоматически напоминая пациентам о записи на прием.
Управляйте корпоративной телефонией централизованно с удаленным доступом и гибкими настройками
Какие задачи делегировать
В первую очередь нужно понять, какую работу можно передать другому. Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что задачу можно делегировать:
1. Повторяется регулярно
Если 80% времени вы тратите на выполнение однотипной работы, не требующей творчества и нестандартного подхода, то ее можно делегировать. Такая работа чаще всего выполняется по алгоритму, например, обработка звонков, заполнение таблиц, ведение социальных сетей.
2. Не требует личного вмешательства
Если задача не требует вашего уникального опыта или принятия важных решений, то ее можно делегировать. Среди таких задач может быть заведение данных в таблицу, контроль за выполнением инструкций, коммуникация с клиентом.
3. Не влияет напрямую на стратегию бизнеса, но требует экспертизы
Чтобы бизнес развивался, работу следует передать профессионалам, которые в ней разбираются. Пусть каждый занимается тем, что умеет. Об IT-инфраструктуре пусть заботятся системные администраторы, а вы позаботьтесь о работе бизнеса.
Задачу лучше оставить себе, если она:
- связана с принятием решений, влияющих на будущее компании,
- требует экспертности, которую пока никто, кроме вас, дать не может,
- касается личных отношений с ключевыми клиентами, партнерами или командой,
- имеет высокую цену ошибки, и ее последствия трудно исправить.
Для малого и среднего бизнеса среди таких задач: переговоры о крупных сделках или найм ключевых сотрудников.
Как правильно делегировать: пошаговая инструкция
Шаг 1. Проведите аудит задач
В течение недели записывайте все, что вы делаете: от самых мелких задач, таких как написание текста для поста или покупка воды в офис, до крупных, вроде переговоров с новым клиентом о сделке. Рядом отмечайте: это должен делать только я или может кто-то другой? Повторяется ли задача? Можно ли ее описать пошагово?
Шаг 2. Выберите, что отдать людям, а что технологиям
Выберите среди задач те, которые можно делегировать. Если задача требует гибкости — передайте человеку. Если она рутинная и повторяющаяся — лучше автоматизировать. Технологии работают без выходных по заданным алгоритмам, минимизируя вероятность ошибок.
Шаг 3. Четко формулируйте задачу
Сформулируйте цель и ожидаемый результат до делегирования. Договоритесь о них с сотрудником. Зафиксируйте все договоренности и установите четкие дедлайны.
Шаг 4. Настройте контроль результата
Важно не следить за каждым шагом, а проверять результат. Если задача требует доработки, не переделывайте ее самостоятельно, а давайте обратную связь.
Шаг 5. Освободите время и перенаправьте его на рост
Иначе делегирование не сработает. Его смысл — не просто передать задачу, а получить ресурс для главного.
Ошибки делегирования
Отдать задачу, но не объяснить порядок выполнения
Всегда описывайте сотруднику цель и формат: что должно получиться в итоге и в какой срок. Передайте сотруднику все необходимые материалы для работы: инструкции, скрипты, чек-листы, регламенты. Лучше потратить время на объяснение один раз, чем выполнять самому сто раз.
Продолжать вмешиваться
Если постоянно перепроверять работу и переделывать все самостоятельно — никакого делегирования не происходит. Дайте системе работать.
Не распределять зоны ответственности
Когда вы делегируете задачу, важно договориться и о зонах ответственности. Кто за что отвечает? Что будет, если результат не тот? Если ответственных нет, становится непонятно, что пошло не так и кто должен был это отслеживать.
Делегировать ответственность за провал
Если сотрудник не справился — он виноват. Такой подход быстро убивает инициативу и мотивацию к работе. Люди боятся брать на себя ответственность, потому что боятся последствий.
Брать всю ответственность на себя
Противоположная крайность — руководитель виноват сам, ведь сотрудник вроде как «учится». В этом случае сотрудник теряет мотивацию, не развивается и не учится решать задачи сам. Позвольте сотрудникам приходить к вам не с проблемой, а с ее решением.
Коротко о главном
- Делегирование — это передача задач другим (сотрудникам или технологиям), чтобы освободить время для стратегического развития бизнеса.
- Делегирование помогает бизнесу расти: остается больше времени на важное, повышается качество работы.
- Если вы постоянно заняты рутиной, контролируете все вручную или не можете отвлечься от работы, то это знак, что пора делегировать.
- Делегирование не снижает контроль, не всегда требует найма сотрудников и в долгой перспективе экономит время и ресурсы.
- Делегировать стоит рутинные задачи, не требующие личного вмешательства или личной экспертизы. А вот задачи, от которых зависит судьба компании, делегировать не стоит.
- Начать делегировать можно с малого, например, внедрив в работу цифровые продукты для бизнеса.